3 Ebrill 2020
Canllawiau am Gyfarfodydd Festri a chyfarfodydd Cynghorau Ardaloedd Gweinidogaeth
Ym mhatrwm arferol bywyd byddai'r mwyafrif o Gynghorau Ardaloedd Gweinidogaeth yng nghanol naill ai cynnal neu gynllunio i gynnal eu Cyfarfodydd Festri Blynyddol. Oherwydd natur unigryw ein sefyllfa bresennol, nododd y canllaw gan Fainc yr Esgobion ar 17 Mawrth 2020 na ddylai unrhyw gyfarfod Festri a drefnwyd gymryd lle. Cynhyrchwyd y canllaw hwn ar gyfer CAW ar sail canllawiau a ddarparwyd gan Adran Gyfreithiol CC.
Cyfarfodydd Festri Blynyddol (CFB)
Er na ellir cynnal CFB arferol ar hyn o bryd rhaid cynnal un ar ryw adeg yn ystod 2020 hyd yn oed os yw'n digwydd gryn dipyn yn hwyrach yn y flwyddyn nag y mae'r Cyfansoddiad yn ei ragweld. Y prif reswm sydd gan yr Adran Gyfreithiol CC dros y gofyniad hwn yw bod 2020 yn flwyddyn adolygiad lawn y rhestr etholiadol. Fodd bynnag, ni ddylai'r CFB gymryd lle nes bod arweiniad gan Fainc yr Esgobion yn nodi ei bod yn briodol i hyn ddigwydd.
Swyddogion a chynrychiolwyr
Mae pob swyddog fel Wardeiniaid a chynrychiolwyr plwyfol eraill a oedd yn y swydd ar 30 Ebrill 2020 yn cael eu hailbenodi ac yn aros yn eu swyddi am gyfnod ychwanegol cyfyngedig tan y dyddiad y cynhelir CFB 2020 yn y pen draw neu'r 31 Hydref 2020. Os yw cyfyngiadau Covid-19 yn aros yn eu lle tan 31 Hydref 2020 yna rhoddir cyngor pellach. Os oes swydd wag oherwydd ymddiswyddiad neu farwolaeth yna bydd yr Esgob yn arfer ei bŵer penodi cyfansoddiadol trwy benodi person a enwebwyd trwy benderfyniad ysgrifenedig neu mewn cyfarfod electronig o'r CAW. Gall Arweinwyr Ardaloedd Geinidogaeth benodi Warden y Periglor / Ficer ar gyfer yr Ardal Weinidogaeth yn y ffordd arferol ac eithrio bod hyn yn cael ei wneud y tu allan i gyfarfod festri arferol yn ysgrifenedig.
Cyfrifon ac Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwr
Derbyniwyd eglurhad bellach ynghylch derbyn neu gymeradwyo cyfrifon. Yn draddodiadol yr CFB oedd y cyfarfod y derbyniwyd a thrafodwyd cyfrifon yr Ardal Weinidogaeth, ond nid oes angen cymeradwyo na derbyn y cyfrifon yn yr CFB. O dan y canllaw hwn dylai'r ymddiriedolwyr eu cwblhau trwy bleidleisio i dderbyn eu cyfrifon eu hunain ac Adroddiad yr Ymddiriedolwr Blynyddol (AYB) mewn cyfarfod CAW a gynhelir cyn y CFB er mwyn iddynt gael eu cylchredeg cyn yr CFB. Felly nid yw'r CFB yn rhwystr i gyflwyno AYB i'r Comisiwn Elusennau na Adroddiadau Blynyddol arferol yr Eglwys yng Nghymru.
Rhestr Etholiadol
O ystyried bod 2020 yn flwyddyn adolygu lawn ar y rhestr etholiadol, ni fydd rhestr etholiadol newydd yn dod i rym tan yr CFB. Bydd yr hen gofrestr etholiadol yn parhau mewn grym a'i lawn effaith am y tro nes bydd un newydd yn cael ei chreu ar gyfer yr CFB pryd bynnag y bydd un yn cael ei gynnal yn ddiweddarach yn y flwyddyn.
Cyfarfodydd electronig ar gyfer CAW
Gyda phellter cymdeithasol a therfynau i'r niferoedd sy'n mynychu cynulliadau yn cael eu rheoleiddio'n llym, gallai fod yn ddefnyddiol gwneud defnydd o offer electronig i gynnal cyfarfodydd CAW. Nid yw'r Cyfansoddiad ei hun yn gwahardd nac yn awdurdodi cyfarfodydd CAW gan ddefnyddio dulliau electronig ond rydym yn tybio nad oes gan eich CAW Orchmynion Sefydlog sy'n llywodraethu hyn.
O safbwynt y Comisiwn Elusennau maent yn deall weithiau y bydd angen cynnal cyfarfod naill ai dros y ffôn neu ddefnyddio datrysiadau digidol eraill ond maent yn glir bod angen i'r penderfyniad i gynnal cyfarfodydd fel hyn ac yn wir unrhyw benderfyniad a wneir o fewn y cyfarfod electronig gael eu dogfennu er mwyn dangos llywodraethu da i'ch elusen. Gallai hon fod yn agenda y cytunwyd arni a set o gofnodion yn cofnodi penderfyniadau a wnaed yn ystod y cyfarfod.
Wrth gynnal cyfarfodydd electronig mae angen gwneud rhywfaint o waith sylfaenol yn gyntaf i weld beth sy'n ymarferol yn eich cyd-destun lleol gyda'ch aelodau CAW cyfredol. Bydd aelodau'r CAW yn amrywio'n fawr yn eu gallu i ddeall a defnyddio gwahanol ddulliau technolegol. Yn wir, efallai na fydd gan rai aelodau CAW gyfeiriadau e-bost hyd yn oed. Felly mae'n bwysig sicrhau bod eu gofynion yn cael eu hystyried wrth wneud y penderfyniad hwn.
Byddwch yn glir yn gyntaf os ydych chi am gynnal:
- cynhadledd fideo
- cynhadledd ffôn
- neu os ydych chi am ddelio â busnes brys yn unig sy'n ei gwneud yn ofynnol i benderfyniadau gael eu pasio; e.e. os ydych am dderbyn yr AYB neu'r cyfrifon, yna fe fydd e-bost yn ddigonol
Cyfarfodydd cynhadledd fideo / ffôn
Awgrymir y dylai'r ysgrifennydd y CAW gysylltu ag aelodau'r CAW i ddarganfod a allant ymgymryd â galwad cynhadledd (naill ai fideo neu ffôn) neu a oes ganddynt gyfeiriad e-bost. Pan fydd dros ddwy ran o dair o'r aelodau CAW yn nodi eu bod yn gallu gwneud hyn, gellir cynnal cyfarfod electronig ond:
- Bydd angen postio'r agenda ar gyfer y cyfarfod trwy'r post dosbarth cyntaf i unrhyw aelod CAW sydd heb ddefnydd o e-bost o leiaf 5 diwrnod cyn y cyfarfod.
- Mae angen cylchredeg agenda'r cyfarfod o leiaf 72 awr ymlaen llaw trwy e-bost at bob aelod sydd â defnydd o e-bost.
- Bydd rheolau cworwm arferol yn berthnasol ond ni thrafodir unrhyw eitemau nad ydynt ar yr agenda (p'un ai o dan “unrhyw fusnes arall” neu fel arall) oni bai bod cworwm o ddwy ran o dair o gyfanswm aelodaeth y CAW yn bresennol ar y gynhadledd fideo / ffôn.
- Yn yr un modd â chyfarfod CAW arferol, bydd angen cynhyrchu cofnodion o'r cyfarfod.
Mae Llywydd Llys y Dalaith wedi nodi y byddai’n ystyried y byddai cyfarfod trwy fideo neu gynhadledd ffôn yn cael ei gyfrif fel “cyfarfod” at ddibenion y Cyfansoddiad sy’n ei gwneud yn ofynnol i CAW gyfarfod o leiaf bedair gwaith y flwyddyn.
Materion busnes a phenderfyniadau ysgrifenedig
Os nad yw cyfarfodydd electronig fel uchod yn bosibl, bydd angen pasio busnes brys trwy benderfyniad ysgrifenedig gan y CAW fel a ganlyn:
- Mae penderfyniad arfaethedig yn cael ei e-bostio at bob aelod CAW gan y Cadeirydd neu'r Ysgrifennydd gyda chais bod pleidleisiau o blaid neu yn erbyn y penderfyniad yn cael eu derbyn cyn pen 72 awr.
- Mae'r un penderfyniad yn cael ei bostio trwy bost dosbarth cyntaf i unrhyw aelod CAW nad oes ganddynt e-bost yr un diwrnod, ynghyd â manylion i'r unigolyn hwnnw gofrestru pleidlais o blaid neu yn erbyn dros y ffôn
- Mae penderfyniad yn cael ei basio os yw dwy ran o dair o gyfanswm aelodaeth y CAW yn cofrestru pleidlais o blaid.
Dylai'r holl benderfyniadau y pleidleisiwyd arnynt naill ai trwy alwad cynhadledd neu drwy ddulliau ysgrifenedig gael eu cadarnhau yn ôl-weithredol yng nghyfarfod personol cyntaf y CAW ar ôl codi'r cyfyngiadau cyfredol.
3 April 2020
Guidance on Vestry Meetings and meetings of Ministry Area Councils during the coronavirus outbreak
In the normal pattern of life most Ministry Area Councils would be in the middle of either having or planning to hold their Annual Vestry Meetings. Due to the unique nature of our current situation the guidance from the Bench of Bishops on the 17 March 2020 stated that any scheduled Vestry meeting should not go ahead. This guidance for MACs has been produced on the basis of guidance provided by the Legal Department at the RB.
Annual Vestry Meetings (AVM)
Whilst at the current time a normal AVM cannot be held one must be held at some point during 2020 even if it happens considerably later in the year than the Constitution envisages. The primary reason that the RB Legal Department has for this requirement is that 2020 is an electoral roll full revision year. However the AVM’s should not go ahead until guidance from the Bench of Bishops indicates that it is appropriate for this to happen.
Officers and representatives
All officers such as Churchwardens and other parochial representatives that were in office as at 30 April 2020 are reappointed and remain in office for a limited additional period until the date that the 2020 AVM is eventually held or the 31st October 2020. If Covid-19 restrictions remain in place until 31st October 2020 then further advice will be given. If there is a vacancy in the position of an officer due to a resignation or death then the Bishop will exercise their constitutional power of appointment by appointing a person nominated by written resolution or at an electronic meeting of the MAC. Ministry Area leaders may appoint the Incumbent's / Vicar’s Ministry Area Warden in the usual way except that this is done outside of a usual vestry meeting in writing.
Accounts and Annual Trustee Report
Clarification has now been received regarding the acceptance or approval of accounts. Traditionally the AVM was the meeting that the accounts of the Ministry Area were received and discussed but approval or acceptance of the accounts at the AVM is not required. Under this guidance the trustees should finalise them by voting to accept their own accounts and Annual Trustee Report (TAR) in a MAC meeting that is held before the AVM in order for them to be disseminated out prior to the AVM. The AVM is therefore not a barrier to submitting a TAR to the Charity Commission or the usual Church in Wales Annual Returns.
Electoral Roll
Given that 2020 is an electoral roll full revision year a new electoral roll does not come into effect until the AVM. The old electoral roll will continue in full force and effect for now until a new one is created for the AVM whenever one is held later on in the year.
Electronic Meetings for MACs
With social distancing and limits to the numbers attending gatherings being strictly regulated it could be useful to use electronic tools to hold MAC meetings. The Constitution itself does not prohibit or authorise MAC meetings using electronic means but we’re assuming that your MAC doesn’t have Standing Orders governing this.
From a Charity Commission perspective they understand that sometimes there will be a need to hold a meeting either over the phone or using other digital solutions but they are clear that the decision to hold meetings in this way and indeed any decision taken within the electronic meeting needs to be documented in order to demonstrate good governance of your charity. This could be an agreed agenda and a set of minutes recording decisions made during the meeting.
With undertaking electronic meetings some groundwork needs to be undertaken first to see what is feasible in your own local context with your current MAC members. MAC members will differ greatly in their ability to understand and use different technological approaches. Indeed, some MAC members may not have email addresses either. It is therefore important to ensure that their requirements are taken into account when making this decision.
Be clear first if you want to hold:
- a video conference
- a telephone conference
- or if you are only wanting to deal with urgent business requiring resolutions to be passed; e.g. for acceptance of the TAR or accounts, email may be sufficient
Video / telephone conference meetings
It is suggested that the MAC secretary contact the MAC members to find out if they are able to undertake a conference call (either video or telephone) or that they have an email address. When over two-thirds of the MAC members indicate that they are able to do this an electronic meeting can take place but:
- The agenda for the meeting will need to be posted by first-class post to any MAC member who doesn’t have email access at least 5 days before the meeting.
- The agenda for the meeting needs to be circulated at least 72 hours in advance by email to all members with access to email.
- Usual quorum rules will apply but no items not on the agenda will be discussed (whether under “any other business” or otherwise) unless a quorum of two-thirds of the total membership of the MAC is present on the video/telephone conference.
- As with a normal MAC meeting, minutes will need to be produced of the meeting.
The President of the Provincial Court has indicated that he would consider that a meeting via video or telephone conference would be counted as a “meeting” for the purposes of the Constitution which requires a MAC to meet at least four times per year.
Urgent business and written resolutions
If electronic meetings as above aren’t possible then urgent business needs to be passed by a written resolution of the MAC as follows:
- A proposed resolution is emailed to all MAC members by the Chairperson or Secretary with a request that votes in favour or against the resolution are received within 72 hours.
- The same resolution is posted first-class to any MAC member who doesn’t have email the same day, together with details for that person to register a vote in favour or against by telephone
- A resolution is passed if two-thirds of the total membership of the MAC register a vote in favour.
All decisions or resolutions voted on either through a conference call or through written means should be ratified retrospectively at the first in-person meeting of the MAC following the lifting of the current restrictions.