Y Rôl Etholwyr
Beth ydyw?
Mae'r Rhôl Etholwyr yn rhestr o bobl sydd ddim yn glerigwyr sydd â hawl i gymryd rhan yng Nghyfarfod Festri Flynyddol Ardal Weinidogaeth. Caniateir iddynt hefyd bleidleisio a galw cyfarfod mewn rhai amgylchiadau. Felly gall bod ar y Rhôl Etholwyr fod yn eithaf pwysig.
Pwy all fod ar y Rhôl Etholwyr?
I fod ar y rhestr etholiadol mae angen i chi fod:
- person lleyg (nid clerig ordeiniedig)
- dros 16 oed
- yn Gymunwr
- ddim yn aelod o gorff crefyddol arall nad yw mewn cymundeb â'r Eglwys yng Nghymru (oni bai eich bod wedi cael gollyngiad ysgrifenedig gan yr Esgob)
- rhaid bod yn preswylio yn yr Ardal Weinidogaeth neu o leiaf yn mynychu addoliad cyhoeddus yn yr Ardal Weinidogaeth am chwe mis cyn cofrestru ar y gofrestr
- rhaid peidio â nodi'ch enw ar Rôl Etholwyr Ardal Weinidogaeth arall yng Nghymru heb gydsyniad y ddau Gyngor Ardal Gweinidogaeth
Pryd mae rhywun yn cael ei dynnu o'r Rhôl Etholwyr?
Bob 5 mlynedd ers 2010 (2015, 2020, 2025 ...) mae Rhôl Etholwyr pob Ardal Weinidogaeth yn dirwyn i ben. Mae hyn yn golygu bod angen i bawb gofrestru i gael eu rhoi ar Rôl Etholwyr newydd bob 5 mlynedd. Mae yna adegau eraill pan fydd rhywun yn cael ei dynnu o'r Rhôl Etholwyr:
- maen nhw wedi marw
- dod yn Glerc mewn Urddau Sanctaidd
- yn nodi'n ysgrifenedig eu bod am gael eu tynnu o'r Rhôl Etholwyr
- os daw rhywun yn aelod o gorff crefyddol nad yw mewn cymundeb â'r Eglwys yng Nghymru ac nad oes ganddo ganiatâd ysgrifenedig gan yr Esgob i aros ar y Rhôl Etholwyr
- yn symud i ffwrdd o'r Ardal Weinidogaeth ac nid yw'n parhau i addoli fel arfer yn yr Ardal Weinidogaeth
- os ydyn nhw'n byw y tu allan i'r Ardal Weinidogaeth ac nad ydyn nhw'n mynychu addoliad cyhoeddus am chwe mis
- os yw eu henw wedi'i nodi ar Rôl Etholiad Ardal Weinidogaeth arall heb gydsyniad y ddau Gyngor Ardal Gweinidogaeth
- nid oedd hawl ganddynt i gael eu henw ar y Rhestr yn wreiddiol
Pwy sy'n gofalu am y Rhôl Etholwyr?
Mae'r Cyngor Ardal Weinidogaeth yn gyfrifol am gynnal y Rhôl Etholwyr. Mae angen ei adolygu o leiaf unwaith y flwyddyn cyn y Cyfarfod Festri Flynyddol. Bob 5 mlynedd o 2010 (2015, 2020, 2025 ac ati) mae'r gofrestr yn dirwyn i ben ac mae angen ei hadnewyddu'n llawn.
A allaf weld y Rhestr Etholiadol?
Nid yw'r Rhestr Etholiadol byth yn cael ei harddangos yn gyhoeddus gan y bydd hyn yn erbyn y Ddeddf Diogelu Data. Gellir sicrhau bod rhestr o enwau unigolion ar gael i'w harchwilio ar gais gan unrhyw aelod o'r Eglwys yng Nghymru. Os yw'r cais mewn perthynas â'ch gwybodaeth bersonol eich hun yna gall cynrychiolydd perthnasol Cyngor Ardal Weinidogaeth sicrhau bod eich gwybodaeth eich hun ar gael i chi ei gwirio.
Sut y gellir fy ychwanegu at y Rhestr Etholiadol?
Bydd angen i chi gysylltu â'ch Cyngor Ardal Weinidogaeth i gael ffurflen gais ar Rôl Etholwyr. Ar ôl cwblhau'r ffurflen, bydd yn rhaid i chi ei hanfon at y swyddog Ardal Weinidogaeth berthnasol i chi gael eich cynnwys ar y Rhôl Etholwyr.
Gwybodaeth Cyngor Ardal Weinidogaeth
Yn ogystal â ffurflen Cofrestru ar Rôl Etholiadol y gellir ei haddasu ar gyfer eich Ardal Weinidogaeth mae templedi eraill ar gael i chi hefyd.
Ffurflen Gais Rôl Etholiadol
Mae ffurflen dempled ar gael yma i chi ei defnyddio. Bydd angen i chi ychwanegu enw eich Ardal Weinidogaeth yng nghanol y ffurflen cyn ei hargraffu.
Rhybudd Preifatrwydd Rholio Etholiadol
Dyma rybudd a ddylai fod ar gael i unrhyw un sy'n gwneud cais i fod ar y Rhôl Etholwyr. Dylid rhoi enw'r Ardal Weinidogaeth a manylion cyswllt y swyddog perthnasol yn yr hysbysiad hwn cyn ei argraffu, gallwch lawrlwytho'r templed yma.
Hysbysiadau Rholio Etholiadol
Mae dau fath o Rybudd Rholio Etholiadol a dim ond un sydd angen ei arddangos ar unrhyw adeg, nid y ddau gyda'i gilydd ar yr un pryd! Mae angen gosod yr hysbysiadau wrth fynedfeydd yr eglwysi yn yr Ardal Weinidogaeth ac fel rheol cânt eu gosod yn agos at y gwaith papur sy'n ymwneud â'r Cyfarfod Festri Flynyddol.
Hysbysiad Adolygu
Yr hysbysiad cyntaf yw'r un rhybudd am adolygiad a dyma'r un sy'n cael ei arddangos yn gyntaf. Mae'r templed ar gyfer hyn ar gael yma a bydd angen ychwanegu enw'r Ardal Weinidogaeth ato ar frig y ffurflen a'r dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Ar ôl i'r dyddiad cau fynd heibio, gellir dileu'r rhybudd a gellir rhoi'r rhybudd Cwblhau yn ei le.
Hysbysiad Cwblhau
Mae angen arddangos yr hysbysiad cwblhau o leiaf 15 diwrnod cyn y Cyfarfod Festri Flynyddol. Mae angen ei arddangos yn lle'r Hysbysiad Adolygu a arddangoswyd yn gynharach. Mae'r templed ar gyfer hyn ar gael yma a bydd angen ychwanegu enw'r Ardal Weinidogaeth at ei ben ynghyd â manylion cyswllt swyddog Cyngor Ardal Weinidogaeth berthnasol pe bai angen i unrhyw un ofyn am archwilio'r gofrestr.
Arddangos y Rhôl Etholwyr
Gyda'r Ddeddf Diogelu Data newydd bellach yn ei le, ni ddylai'r Rhôl Etholwyr gael ei harddangos mewn lleoliad cyhoeddus o gwbl. Yn lle, dylid sicrhau bod fersiwn o'r Rhôl Etholwyr sy'n cynnwys enwau yn unig ar gael i'w harchwilio ar gais gan unrhyw aelod o'r Eglwys yng Nghymru (dyma pam mae sicrhau bod yr hysbysiad cwblhau yn cael ei arddangos yn bwysig iawn oherwydd ei fod yn cynnwys y manylion cyswllt o'r person y mae angen cysylltu gydag os yw rhywun am ei archwilio). Yr unig amser y dylid dangos cofnod llawn yw pan fydd unigolyn eisiau gweld manylion ei hun i sicrhau ei fod yn gywir.
The Electoral Roll
What is it?
The Electoral Roll is a list of people who are not clerics who are entitled to take part in the Annual Vestry Meeting of a Ministry Area. They are also allowed in some circumstances to vote and to call a meeting. Being on the Electoral Roll can therefore be quite important.
Who can be on the Electoral Roll?
- To be on the electoral roll you need to be:
- a lay person (not an ordained cleric)
- over 16 years of age
- a Communicant
- not a member of another religious body that isn't in communion with the Church in Wales (unless you have written dispensation from the Bishop)
- must be resident in the Ministry Area or at least habitually attended public worship in the Ministry Area for six months prior to enrolling onto the roll
- must not have your name entered on the Electoral Roll of another Ministry Area in Wales without the consent of both Ministry Area Councils
When is someone removed from the Electoral Roll?
Every 5 years since 2010 (2015, 2020, 2025...) the Electoral Roll of each Ministry Area lapses. This means that everyone needs to register to be put onto a brand new Electoral Roll every 5 years. There are other occasions when someone is removed from the Electoral Roll:
- they have died
- becomes a Clerk in Holy Orders
- Signifies in writing that they want to be removed from the Electoral Roll
- if a person becomes a member of a religious body that isn't in communion with the Church in Wales and doesn't have written permission from the Bishop to remain on the Electoral Roll
- moves away from the Ministry Area and doesn't continue to worship habitually in the Ministry Area
- if they live outside the Ministry Area and don't attend public worship for six months
- if they have their name entered onto the Electoral Roll of another Ministry Area without the consent of both Ministry Area Councils
- were not entitled to have their name entered onto the Roll originally
Who looks after the Electoral Roll?
The Ministry Area Council is responsible for maintaining the Electoral Roll. It needs to be revised at least once a year before the Annual Vestry Meeting. Every 5 years from 2010 (2015, 2020, 2025 etc) the roll lapses and needs to be fully renewed.
Can I see the Electoral Roll?
The Electoral Roll is never displayed publicly since this would be against the Data Protection Act. A list of names of individuals can be made available for inspection on request by any member of the Church in Wales. If it is in relation to your own personal information then the relevant Ministry Area Council representative can make your own information available to you for you to check.
How can I be added to the Electoral Roll?
You will need to contact your Ministry Area Council for an Electoral Roll application form. After completing the form, you will have to send it to the relevant Ministry Area official for you to be entered onto the Electoral Roll.
Ministry Area Council Information
As well as a default Electoral Roll form that can be customised for you Ministry Area there are other templates available to you.
Electoral Roll Application Form
A template form is available here for you to use. You will need to add the name of your Ministry Area in the middle of the form prior to printing.
Electoral Roll Privacy Notice
This is a notice that should be available to anyone applying to be on the electoral roll. The Ministry Area name and contact details of the relevant official should be inserted into this notice prior to printing and you can download the template here.
Electoral Roll Notices
There are two types of Electoral Roll Notice and only one needs to be displayed at any one time, not both together at the same time! The notices need to be placed at the entrances of the churches in the Ministry Area and are usually put up close to the paperwork relating to the Annual Vestry Meeting.
Revision Notice
The first notice is the one warning about a revision and is the one that is displayed first. The template for this is available here and will need to have the Ministry Area name added to it at the top of the form and the deadline date for enrolment. Once the deadline date has passed the notice can be removed and the Completion notice can be put in its place instead.
Completion Notice
The completion notice needs to be displayed at least 15 days prior to the Annual Vestry Meeting. It needs to be displayed instead of the Revision Notice that was displayed earlier. The template for this is available here and it will need to have the Ministry Area name added to the top of it along with contact details of a relevant Ministry Area Council official should anyone need to request to inspect the roll.
Displaying the Electoral Roll
With the new Data Protection Act now in place the Electoral Roll should not under any circumstances be displayed in a public setting at all. Instead, a heavily redacted version of the Electoral Roll that contains names only should be made available for inspection on request by any member of the Church in Wales (this is why ensuring that the completion notice is displayed is very important because is contains the contact details of the person that needs to be contacted if someone wants to inspect it). The only time a full record should be show is when an individual wants to see their own details to ensure that they are correct.