minus bangor1 bangor2 bangor3 bangor4 bangor5 bangor6 bangor7 bangor8 bangor9 bangor10 bangor11 bangor12 bangor13 bangor14 bangor15 bangor16 bangor17 bangor18 bangor19 bangor20 bangor21 bangor22 bangor23 bangor24 bangor25 bangor26 bangor27 bangor28 bangor29 bangor30 bangor31 bangor32 bangor33 bangor34 bangor35 bangor36 bangor37 bangor38 bangor39 bangor40 bangor41 bangor42 bangor43 bangor44 bangor45 bangor46 chevron-down chevron-left chevron-right chevron-up download email facebook instagram plus search twitter vimeo youtube
English

Y Cyfarfod Festri Blynyddol

Mae'n ofyniad cyfansoddiadol bod pob Ardal Weinidogaeth yn cynnal Cyfarfod Festri Flynyddol erbyn 30 Ebrill. Mae gan drysoryddion rôl allweddol i'w chwarae yn y cyfarfod hwn gan fod angen cyflwyno set o gyfrifon ar gyfer yr ardal gyfan yn y cyfarfod hwnnw. Ar gyfer Elusennau seciwlar, gelwir y cyfarfod hwn yn Gyfarfod Cyffredinol Blynyddol.

Tra mae na wybodaeth yn y Cyfansoddiad sydd yn ymwneud ag CFB, sicrhewch wrth ddarllen y Cyfansoddiad y dylid "CPE" ddarllen fel CAW ar gyfer y sefyllfa yn Esgobaeth Bangor. Am ragor o wybodaeth sy'n ymwneud â'r Cyfarfod Festri Blynyddol, edrychwch ar Bennod IV Rhan C Gweinyddu Plwyfolrheoliadau yn ymwneud a Gweinyddu Plwyfi.

Paratoi ar gyfer y CFB

Mae'r canlynol yn set o safonau y dylid eu hanelu at ar gyfer Ardal Weinidogaeth.  Ar hyn o bryd mae sefyllfaoedd mewn rhai AW yn arwain at rai agweddau nad ydynt yn cael eu cyflawni ond dylid gwneud pob ymdrech i gadw at y rhain.  Mae tybiaeth hefyd yn y cyfarwyddiadau hyn y mae Finance Co-ordinator yn ei ddefnyddio. 

Yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol flaenorol ar 31ain Rhagfyr, dylai'r holl gyfrifon ar gyfer yr Ardal Weinidogaeth gael eu trosglwyddo i Arholwr Annibynnol i'w harchwilio (neu ar gyfer archwiliad llawn yn dibynnu os ydych chi dros incwm penodol neu drothwy ased).  Bydd yr archwilydd yn darparu rhestr o newidiadau y gallai fod angen eu cymryd i sicrhau bod y cyfrifon yn cydymffurfio. Dylai'r newidiadau hyn gael eu gweithredu cyn gynted ag y bo modd.

Cyfarfodydd Cynulleidfaol

Efallai bod gan rai Ardaloedd y Weinidogaeth yn cynnal Cyfarfodydd Cynulleidfaol mewn pob eglwys cyn yr CFB.  Nid yw'r cyfarfod cynulleidfaol yn pleidleisio i dderbyn y cyfrifon gan mai dyma'r CFB sy'n gwneud hyn yn ffurfiol ar gyfer cyfrifon cyfunol yr Ardal Weinidogaeth yn ei gyfanrwydd.

Adroddiadau Cyllid ddylsa fod ar gael i Cyfarfod Cynulleidfaol yw: 

  • Dadansoddiad Incwm a Gwariant
  • Cyfanswm Gronfeudd
  • Mantolen (Manwl)

Hysbysiad Cyhoeddus o'r CFB

Er nad dyma gwaith y Drysorydd, mae'n arfer da sicrhau eich bod chi'n ymwybodol o'r broses a'r amserlenni ar gyfer yr CFB.

Ar ryw adeg, bydd hysbysiad cyhoeddus o fanylion y Cyfarfod Festri Flynyddol ynghyd â chopi o'r Agenda yn cael ei harddangos ger prif ddrws pob eglwys yn yr Ardal Weinidogaeth a phob adeilad arall yn yr Ardal Weinidogaeth a ddefnyddir ar gyfer addoli cyhoeddus a sy'n perthyn i'r Eglwys yng Nghymru. Mae angen arddangos yr hysbysiadau hyn o leiaf ddau ddydd Sul yn union cyn y Cyfarfod Festri Flynyddol. Dylid rhoi rhybudd llafar o'r cyfarfod ym mhob prif wasanaeth yn yr Ardal Weinidogaeth.

Er bod hyn i lythyr y Cyfansoddiad, fel Elusennau (neu Elusennau sydd wedi'u heithrio), byddai'n arfer gorau ar yr un pryd â'r hysbysiadau sy'n cael eu harddangos hefyd gynnwys copi o adroddiadau ariannol ar gyfer yr Ardal Weinidogaeth ac unrhyw adroddiad ariannol neu ysgrifenedig arall er mwyn i'r rhai sy'n ystyried mynychu eu hastudio cyn y cyfarfod.

Yr Adroddiadau Cyllid a ddylai fod ar gael o flaen llaw ac i'r CFB yw'r adroddiadau cyfunol ar gyfer yr ardal. Yr adroddiadau i'w cynnwys yw:

  • Adroddiad Arholwr Annibynnol / Archwilydd
  • SOFA gyda cholofn ddynodedig ar wahân
  • Dadansoddiad o Incwm a Gwariant
  • Cyfanswm Gronfeudd
  • Mantolen (Manwl)
  • Ffurflen Ariannol Flynyddol yr Eglwys yng Nghymru 

Yn ystod yr CFB

Fel rhan o'r cyfarfod mae yna broses i dderbyn y cyfrifon yn ffurfiol. Ar ôl eu derbyn gellir eu harwyddo'n ffurfiol wedyn. 

Ar ôl yr CFB

Yn dilyn yr CFB, ar hyn o bryd, gellir ymgymryd â phroses diwedd y flwyddyn yn Finance Co-ordinator.  Gall y Ffurflenni Flynyddol yr Ardal Weinidogaeth cael i cwblhau hefyd.

Cymraeg

The Annual Vestry Meeting

It is a constitutional requirement that each Ministry Area holds an Annual Vestry Meeting no later than 30th April. Treasurers have a key role to play in this meeting since a set of accounts for the whole area needs to be presented at that meeting. For secular Charities, this meeting would be called the Annual General Meeting..

Whilst there is information in the Constitution related to AVM's please ensure that when reading the Constitution that every time "PCC" is referred to this should read as MAC in Bangor Diocese. For further information pertaining to the Annual Vestry Meeting please look at Chapter IV Part C Parochial Administration and Regulations relating to Parochial Administration

Preparing for an AVM

The following is a set of standards that should be undertaken for a Ministry Area. At present there are situations in some MA's that result in certain aspects not being undertaken but every effort to adhere to these should be made. There is also an assumption in these instructions that Finance Co-ordinator is being used.

Following the end of the previous financial year end on 31st December all accounts for the Ministry Area should be handed over to an Independent Examiner for inspection (or for a full audit depending if you are over certain income or asset threshold). The examiner or auditor will provide back a list of changes that may need to be undertaken to ensure the accounts are compliant. These changes should be implemented as soon as possible.

Congregational Meetings Prior to the AVM

Some Ministry Areas may have Congregational Meetings at each church prior to the AVM.  The congregational meeting does not vote to accept the accounts since it is the AVM that does this formally for the combined accounts of the Ministry Area in its entirety.

Finance Reports that a Congregational Meeting should have available to them should include:

  • Analysis of Income & Expenditure
  • Fund Totals
  • Balance Sheet

Public Notice of the AVM

Whilst this is not the role of a Treasurer it is good practice to ensure that you are aware of the process and timetables for the AVM.

At some point, a notice of the details of the Annual Vestry Meeting together with a copy of the Agenda will be put on display near the principal door of each church in the Ministry Area and every other building in the Ministry Area used for public worship and belonging to the Church in Wales. These notices need to be displayed at least two Sundays immediately preceding the Annual Vestry Meeting. Verbal notice of the meeting should be given at all principal services in the Ministry Area.

Whilst this is to the letter of the Constitution, as Charities (or exempt Charities) it would be best practice at the same time as the notices being displayed to also include a copy of the combined financial reports for the Ministry Area and any other financial or written report in order for those considering attending can study them before the meeting.

The Finance Reports that should be made available both prior and to the AVM are the combined reports for the area. The reports to include are:

  • Independent Examiner Report
  • SOFA with separate designated column
  • Analysis of Income & Expenditure
  • Fund Totals
  • Balance Sheet (Detailed)
  • Church in Wales Annual Financial Return

During the AVM

As part of the meeting there is a process to formally accept the accounts. Once accepted they can then be formally signed.

After the AVM

Following the AVM it is at this point that the Year-end process in Finance Co-ordinator can be undertaken.  Submission of the Annual Return of the Ministry Area can also proceed.