Y Cyfarfod Festri Blynyddol
Mae'n ofyniad cyfansoddiadol bod pob Ardal Weinidogaeth yn cynnal Cyfarfod Festri Flynyddol erbyn 30 Ebrill. Mae gan drysoryddion rôl allweddol i'w chwarae yn y cyfarfod hwn gan fod angen cyflwyno set o gyfrifon ar gyfer yr ardal gyfan yn y cyfarfod hwnnw. Ar gyfer Elusennau seciwlar, gelwir y cyfarfod hwn yn Gyfarfod Cyffredinol Blynyddol. Bydd gofyn i aelodau eraill o'r CAW gynorthwyo gyda rhywfaint o waith paratoi ar gyfer y cyfarfod hefyd.
Tra mae na wybodaeth yn y Cyfansoddiad sydd yn ymwneud ag CFB, sicrhewch wrth ddarllen y Cyfansoddiad y dylid "CPE" ddarllen fel CAW ar gyfer y sefyllfa yn Esgobaeth Bangor. Am ragor o wybodaeth sy'n ymwneud â'r Cyfarfod Festri Blynyddol, edrychwch ar Bennod IV Rhan C Gweinyddu Plwyfol a rheoliadau yn ymwneud a Gweinyddu Plwyfi.
Paratoi ar gyfer y CFB
Mae'r canlynol yn set o safonau y dylid eu dilyn ar gyfer Ardal Weinidogaeth. Ar hyn o bryd mae yna sefyllfaoedd mewn rhai AW sy'n arwain at beidio â chyflawni rhai agweddau ond dylid gwneud pob ymdrech i gadw at y rhain. Mae rhagdybiaeth hefyd yn y cyfarwyddiadau hyn bod y Finance Co-ordinator yn cael ei ddefnyddio.
Yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol flaenorol ar 31ain Rhagfyr dylid trosglwyddo'r holl gyfrifon ar gyfer rw Ardal Weinidogaeth i Arholwr Annibynnol i'w harchwilio (neu ar gyfer archwiliad llawn yn dibynnu a ydych chi dros drothwy incwm neu ased penodol). Bydd yr arholwr neu'r archwilydd yn darparu rhestr yn ôl o newidiadau y gallai fod angen eu gwneud i sicrhau bod y cyfrifon yn cydymffurfio. Dylai'r newidiadau hyn gael eu gweithredu cyn gynted â phosibl. Dylai'r Archwiliwr / Archwilydd Annibynnol lofnodi'r cyfrifon gyda datganiad ffurfiol unwaith y bydd yn hapus gyda nhw.
Yna gall yr Ymddiriedolwyr ddechrau'r gwaith o lunio Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr (ABY) sy'n adroddiad sy'n ymdrin â gweithgareddau Ardal Weinidogaeth dros y flwyddyn ddiwethaf gan gynnwys copi o'r cyfrifon cyfunol. Gall Cyfarfodydd Cynulleidfaol helpu i lunio'r adroddiad hwn. Os yw'r Ardal Weinidogaeth yn elusen gofrestredig y ABY yw'r adroddiad y mae'n rhaid ei uwchlwytho i wefan y Comisiwn Elusennau.
Agenda ar gyfer y Cyfarfod Festri Flynyddol
Dylai agenda'r Cyfarfod Festri Flynyddol gael ei arddangos ynghyd ag Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr (ABY) a hysbysiadau Rholio Etholiadol.
Dylai'r Agenda gynnwys o leiaf:
- Gweddi / Myfyrio Agoriadol
- Ymddiheuriadau am Absenoldeb
- Derbyn y ABY ar gyfer y flwyddyn flaenorol gan gynnwys y Cyfrifon Cyfunol
- Derbyn adroddiad ar y Rhestr Etholiadol
- Derbyn adroddiad am Gynhadledd yr Esgobaeth
Ethol neu Benodi mewn trefn:
- ethol warden pobl Ardal Weinidogaeth a phenodi warden Ficer Ardal Weinidogaeth
- penodi is-wardeiniaid pob eglwys
- ethol Cynghorwyr Ardal Weinidogaeth bellach sydd hefyd yn Ymddiriedolwyr
- ethol pobl Ochr lle bo angen
(ni fydd unrhyw berson yn gymwys i gael ei ethol na'i benodi oni bai bod ei gydsyniad wedi'i sicrhau gyntaf).
- Penodi arholwr neu archwilydd annibynnol nad yw'n aelod o Gyngor Ardal y Weinyddiaeth na'r Ardal Weinidogaeth.
- YFA
Cyfarfodydd Cynulleidfaol cyn yr CFB
Efallai y bydd rhai Ardaloedd Gweinidogaeth yn cael Cyfarfodydd Cynulleidfaol ym mhob eglwys cyn yr CFB. Dylai'r cyfarfod cynulleidfaol gael adroddiad am weithgareddau y mae'r gynulleidfa wedi'u cyflawni yn ystod y flwyddyn gyda'r gynulleidfa'n pleidleisio i'w dderbyn fel eu Hadroddiad Blynyddol eu hunain. Dylai Adroddiad Blynyddol Cynulleidfaol wneud y broses o ysgrifennu Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwyr ar gyfer y CAW yn llawer haws. Gall Cyfarfod Cynulleidfaol ethol Pwyllgor Eglwys i ddelio â materion sy'n ymwneud â'u heglwys benodol ond mae'r pwyllgor yn gyfrifol i Gyngor Ardal y Weinyddiaeth. Mae'r is-wardeiniaid ar gyfer yr eglwys benodol honno ac unrhyw aelodau eraill o'r CAW sy'n mynychu'r eglwys honno fel arfer yn aelodau ex-officio o Bwyllgor yr Eglwys. Nid yw'r cyfarfod cynulleidfaol yn pleidleisio i dderbyn y cyfrifon gan mai'r CFB sy'n gwneud hyn yn ffurfiol ar gyfer cyfrifon cyfun Ardal Weinidogaeth yn ei chyfanrwydd.
Adroddiadau Cyllid y gall Cyfarfod Cynulleidfaol ofyn iddynt fod ar gael iddynt gynnwys:
- Dadansoddiad Incwm a Gwariant
- Cyfanswm Gronfeudd
- Mantolen (Manwl)
Enghraifft o Agenda Cyfarfod Cynulleidfaol
Yn ddelfrydol dylid cynnal cyfarfod o bob cynulleidfa yn yr wythnosau cyn CFB yr Ardal Weinidogaeth. Dylai'r agenda ar gyfer cyfarfod cynulleidfaol gynnwys o leiaf:
- Gweddi / Myfyrio Agoriadol
- Ymddiheuriadau am Absenoldeb
- Adolygiad o weithgareddau'r Eglwys dros y flwyddyn ddiwethaf i'w gynnwys yn y ABY
- Ethol is-warden pobl a phenodi is-warden ficer (naill ai i wasanaethu fel Cynghorwyr Ardal Weinidogaeth ac ymddiriedolwyr neu is-warden y bobl i weinyddwr fel Cynghorydd Ardal Weinidogaeth ac ymddiriedolwr)
(ni fydd unrhyw berson yn gymwys i gael ei ethol na'i benodi oni bai bod ei gydsyniad wedi'i sicrhau gyntaf).
- YFA
Mae angen anfon nodiadau’r cyfarfod at Ysgrifennydd Cyngor Ardal Weinidogaeth cyn gynted â phosibl i helpu gyda chreu’r ABY.
Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwr (ABY)
Dylai Adroddiad Blynyddol yr Ymddiriedolwr gynnwys gwybodaeth am yr Ardal Weinidogaeth, sut mae'n cael ei rhedeg; ei weithgareddau a'i gyflawniadau dros y flwyddyn ddiwethaf, sut mae wedi cyflawni ei amcanion elusennol ac yn helpu i ddarparu naratif i'r cyfrifon. Fe'i defnyddir yn y bôn i adrodd stori'r hyn sydd wedi digwydd yn eich Ardal Weinidogaeth dros y flwyddyn ddiwethaf ac mae'n helpu darllenwyr i ddeall pam eich bod wedi gwario arian yn y ffordd mae o wedi cael i gwario. Os yw'ch Ardal Weinidogaeth yn Elusen gofrestredig, yr adroddiad hwn sy'n cael ei uwchlwytho i wefan y Comisiwn Elusennau ac sydd ar gael i'r cyhoedd.
Fel arfer mae'r ABY yn dilyn y strwythur hwn:
- Adroddiad gan y Cadeirydd
- Strwythur / Trefniadau Llywodraethu
- Adrodd stori'r Ardal Weinidogaeth, egluro sut y cyflawnodd ei hamcanion elusennol
- Dangoswch sut y gwnaethoch dderbyn a gwario arian a pha wahaniaeth a wnaeth yr elusen
- Copi o Adroddiad yr Arholwr / Archwiliwr Annibynnol
- Copi o'r cyfrifon a ddylai gynnwys:
- Adroddiad Arholwr Annibynnol
- SOFA gyda cholofn ddynodedig ar wahân
- Dadansoddiad o Incwm a Gwariant
- Cyfanswm y Gronfa
- Mantolen (Manwl)
Mae yna ddigon o enghreifftiau o Ardaloedd Weinidogaeth sydd wedi creu ABY ar gael ar-lein ar wefan y Comisiwn Elusennau.
Gall yr ABY hefyd fod yn gymorth ar gyfer y Cyfarfod Festri Blynyddol gan ei fod yn cynnwys y rhan fwyaf o'r wybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer y cyfarfod mewn un lle ac mewn un adroddiad.
Amserlen ar gyfer arddangos ABY
Dylai'r ABY gael ei arddangos ar brif fynedfeydd pob adeilad eglwys neu adeiladau eraill a ddefnyddir i addoli gan yr Ardal Weinidogaeth ac sy'n eiddo i'r Eglwys yng Nghymru am o leiaf y ddau ddydd Sul cyn yr CFB ynghyd â'r rhybudd yn galw'r CFB.
Rhestr Etholiadol
Bob blwyddyn mae angen adolygu'r Rhestr Etholiadol Ardal Weinidogaeth o leiaf unwaith y flwyddyn ond bob pumed flwyddyn o 2010 mae angen adnewyddu'r gofrestr yn llawn a phawb sy'n gymwys angen ail-ymgeisio i fod arni.
Pan fydd y gofrestr yn cael ei hadolygu neu ei hadnewyddu mae angen rhoi dau hysbysiad ar brif fynedfeydd pob adeilad eglwys neu adeiladau eraill a ddefnyddir i addoli gan Ardal Weinidogaeth ac sy'n eiddo i'r Eglwys yng Nghymru. Y cyntaf yw Rhybudd Adolygu neu os yw'n bumed flwyddyn Rhybudd Paratoi Rholyn Etholiadol Newydd. Dylai'r rhybudd hwn gynnwys dyddiad cau ar gyfer cofrestru ac mae angen iddo gael ei lofnodi naill ai gan Arweinydd Ardal Weinidogaeth neu Wardeiniaid Ardal y Weinyddiaeth. Dylai'r ail rybudd ddisodli'r rhybudd cyntaf ac mae'n hysbysiad o Gwblhau'r Rhôl Etholiadol. Dylai'r rhybudd hwn ddisodli'r cyntaf ac mae angen iddo fod yn ei lle am 15 diwrnod cyn y Cyfarfod Festri Flynyddol. Mae angen iddo hefyd gael ei lofnodi naill ai gan Arweinydd yr Ardal Weinidogaeth neu Wardeiniaid Ardal y Weinyddiaeth.
Amserlen ar gyfer Adolygu / Adnewyddu Rhestr Etholiadol
Awgrym felly fyddai bod yr hysbysiad cyntaf yn cael ei arddangos chwe wythnos cyn y Cyfarfod Festri Flynyddol er mwyn caniatáu digon o amser i ffurflenni gael eu dychwelyd a'r gofrestr newydd eu ffurfio. Yna 15 diwrnod cyn yr CFB, disodli'r rybudd cyntaf hefo'r ail un i ganiatáu amser i bobl wneud trefniadau i archwilio'r gofrestr newydd / ddiwygiedig.
Hysbysiad Cyhoeddus o'r CFB
Ar ryw adeg, bydd rhybudd o fanylion y Cyfarfod Festri Flynyddol ynghyd â chopi o'r Agenda a'r ABY yn cael ei arddangos ger prif ddrws pob eglwys yn yr Ardal Weinidogaeth a phob adeilad arall yn Ardal y Weinidogaeth a ddefnyddir i'r cyhoedd addoli ac sydd yn perthyn i'r Eglwys yng Nghymru. Mae angen arddangos yr hysbysiadau hyn o leiaf dau ddydd Sul yn union cyn y Cyfarfod Festri Flynyddol. Dylid rhoi rhybudd llafar o'r cyfarfod ym mhob prif wasanaeth yn Ardal y Weinyddiaeth. Mae angen i'r Hysbysiad Cyhoeddus gynnwys:
- agenda'r cyfarfod
- lleoliad y cyfarfod
- dyddiad ac amser y cyfarfod
- mae angen i'r unigolyn sy'n galw'r cyfarfod gael ei lofnodi (fel arfer Arweinydd yr Ardal Weinidogaeth neu'r Deon Ardal neu'r Archddiacon)
Er bod hyn i lythyr y Cyfansoddiad, fel Elusennau (neu Elusennau eithriedig), byddai'n arfer gorau ar yr un pryd â'r hysbysiadau sy'n cael eu harddangos i gynnwys copi o'r ABY hefyd er mwyn i'r rhai sy'n ystyried mynychu gallu eu hastudio cyn y cyfarfod.
Ar ôl yr CFB
Yn dilyn yr CFB gan dybio bod y ABY yn cael ei dderbyn yn ffurfiol ynghyd â'r cyfrifon cyfunol, ar yr adeg hon gellir ymgymryd â'r broses Diwedd Blwyddyn yn Finance Co-ordinator ar gyfer y flwyddyn benodol honno.
Mewn rhai Ardaloedd Weinidogaeth mae traddodiad o gynnal y cyfarfod CAW cyntaf yn syth ar ôl yr CFB. Gall hyn gynorthwyo gyda chasglu gwybodaeth am ymddiriedolwyr ac os yw Ardal Weinidogaeth yn elusen gofrestredig mae angen i unrhyw Ymddiriedolwyr newydd lenwi ffurflen Datganiad Ymddiriedolwr ac mae angen trosglwyddo eu manylion i'r person enwebedig sy'n diweddaru manylion yr Ardal Weinidogaeth ar wefan y Comisiwn Elusennau. Fel rheol, gall Trysorydd yr Ardal Weinidogaeth gyflwyno Ffurflen Flynyddol yr Eglwys yng Nghymru a gall yr ABY cael i uwch lwytho i wefan y Comisiwn Elusennau. Mae'r Eglwys yng Nghymru hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i bob aelod lleyg y CAW lofnodi datganiad sydd wedi'i gynnwys yn y Cyfansoddiad ym Mhennod IV C, rhan III pwynt 11.
The Annual Vestry Meeting
It is a constitutional requirement that each Ministry Area holds an Annual Vestry Meeting no later than 30th April. Treasurers have a key role to play in this meeting since a set of accounts for the whole area needs to be presented at that meeting. For secular Charities, this meeting would be called the Annual General Meeting. Other members of the MAC will also be required to assist with some preparatory work for the meeting as well.
Whilst there is information in the Constitution related to AVM's please ensure that when reading the Constitution that every time "PCC" is referred to this should read as MAC in Bangor Diocese. For further information pertaining to the Annual Vestry Meeting please look at Chapter IV Part C Parochial Administration and Regulations relating to Parochial Administration.
Preparing for an AVM
The following is a set of standards that should be undertaken for a Ministry Area. At present there are situations in some MA's that result in certain aspects not being undertaken but every effort to adhere to these should be made. There is also an assumption in these instructions that Finance Co-ordinator is being used.
Following the end of the previous financial year end on 31st December all accounts for the Ministry Area should be handed over to an Independent Examiner for inspection (or for a full audit depending if you are over certain income or asset threshold). The examiner or auditor will provide back a list of changes that may need to be undertaken to ensure the accounts are compliant. These changes should be implemented as soon as possible. The Independent Examiner/Auditor should sign off the accounts with a formal declaration once they are happy with them.
The Trustees can then begin the work of putting together the Trustee Annual Report (TAR) which is a report covering the activities of the Ministry Area over the last year including a copy of the consolidated accounts. Congregational Meetings can help with putting together this report. If the Ministry Area is a registered charity the TAR is the report that must be uploaded to the Charity Commission website.
Agenda for the Annual Vestry Meeting
The agenda of the Annual Vestry Meeting should be displayed along with the Trustee Annual Report (TAR) and Electoral Roll notices.
The Agenda should include at a minimum:
- Opening Prayer/Reflection
- Apologies for Absence
- Receive the TAR for the previous year including the Consolidated Accounts
- Receive a report on the Electoral Roll
- Receive report about the Diocesan Conference
Elect or Appoint in order:
- elect a Ministry Area people's warden and appoint a Ministry Area Vicar's warden
- appoint sub-wardens of each church
- elect further Ministry Area Councillors who also become Trustees
- elect Sides-persons where required
(no person shall be eligible for election or appointment unless their consent has first been obtained).
- Appoint an independent examiner or auditor who is not a member of the Ministry Area Council or the Ministry Area.
- AOB
Congregational Meetings Prior to the AVM
Some Ministry Areas may have Congregational Meetings at each church prior to the AVM. The congregational meeting should have a report about activities that the congregation has undertaken during the course of the year with the congregation voting to accept it as their own Annual Report. The Congregational Annual reports should make the process of writing a Trustee Annual Report for the MAC much easier. A Congregational Meeting may elect a Church Committee to deal with matters concerning their particular church but the committee is repsonsible to the Ministry Area Council. The sub-wardens for that particular church and any other members of the MAC who normally attend that church are ex-officio members of the Church Committee. The congregational meeting does not vote to accept the accounts since it is the AVM that does this formally for the combined accounts of the Ministry Area in its entirety.
Finance Reports that a Congregational Meeting may ask to have available to them may include:
- Analysis of Income & Expenditure
- Fund Totals
- Balance Sheet
Example of a Congregational Meeting Agenda
Ideally a meeting of each congregation should be undertaken in the weeks prior to the AVM of the Ministry Area. The agenda for a congregational meeting should include at a minimum:
- Opening Prayer/Reflection
- Apologies for Absence
- Review of Church activities over the past year to be included in the TAR
- Elect a people's sub-warden and appoint a vicar's subwarden (either both to serve as Ministry Area Councillors and trustees or the people's sub-warden to server as Ministry Area Councillor and trustee)
(no person shall be eligible for election or appointment unless their consent has first been obtained).
- AOB
Notes of the meeting need to be sent to the Ministry Area Council Secretary as soon as possible to help with the creation of the TAR.
Trustee's Annual Report (TAR)
The Trustee's Annual Report should contain information about the Ministry Area, how it is run; its activities and achievements over the past year, how it has met its charitable objectives and help provide a narrative to the accounts. It is essentially used to tell the story of what has happened in your Ministry Area over the past year and helps readers understand why you have spent money in the way you have. If your Ministry Area is a registered Charity it is this report that is uploaded to the Charity Commission's website and is publicly available.
Usually the TAR follows this structure:
- Report from the Chairperson
- Governance Structure/Arrangements
- Tell the story of the Ministry Area, explain how it met its charitable objectives
- Show how you received and spent money and what difference the charity made
- Copy of the Independent Examiner/Auditor Report
- Copy of the accounts which should include:
- SOFA with separate designated column
- Analysis of Income & Expenditure
- Fund Totals
- Balance Sheet (Detailed)
The TAR can also serve as an aid for the Annual Vestry Meeting since it contains most of the information required for the meeting in one place and in one report.
Timetable for display of TAR
The TAR should be displayed on the main entrances of each church building or other buildings used for worship by the Ministry Area and owned by the Church in Wales for at least the two Sundays prior to the AVM along with the notice calling the AVM.
Electoral Roll
Every year the Electoral Roll of the Ministry Area needs to be revised at least annually but every fifth year from 2010 the roll needs to be fully renewed everyone who qualifies needing to re-apply to be on it.
When the roll is revised or renewed two notices sets of notices need to be put on the main entrances of each church building or other buildings used for worship by the Ministry Area and owned by the Church in Wales. The first is a Notice of Revision or if it is a fifth year a Notice of Preparation of a New Electoral Roll. This notice should contain a deadline for enrolment and needs to be signed by either the Ministry Area Leader or Ministry Area Wardens. The second notice should replace the first notice and is a Completion of Electoral Roll notice. This notice should replace the first and needs to be in place for 15 days prior to the Annual Vestry Meeting. It also needs to be signed by either the Ministry Area Leader or Ministry Area Wardens.
Time Table for Electoral Roll Revision/Renewal
A suggestion would therefore be that the first notice be displayed six weeks prior to the Annual Vestry Meeting to allow plenty of time for the return of forms and the new roll to be completed. Then 15 days before the AVM, replace the first notice with the second one to allow time for people to make arrangements to inspect the new/revised roll.
Public Notice of the AVM
At some point, a notice of the details of the Annual Vestry Meeting together with a copy of the Agenda and TAR will be put on display near the principal door of each church in the Ministry Area and every other building in the Ministry Area used for public worship and belonging to the Church in Wales. These notices need to be displayed at least two Sundays immediately preceding the Annual Vestry Meeting. Verbal notice of the meeting should be given at all principal services in the Ministry Area. The Public Notice needs to include:
- the agenda of the meeting
- the location of the meeting
- the date and time of the meeting
- needs to be signed by the person calling the meeting (usually the Ministry Area Leader or Area Dean or Archdeacon)
Whilst this is to the letter of the Constitution, as Charities (or exempt Charities) it would be best practice at the same time as the notices being displayed to also include a copy of the TAR in order for those considering attending can study them before the meeting.
After the AVM
Following the AVM assuming that the TAR is formally accepted along with the consolidated accounts it is at this point that the Year-end process in Finance Co-ordinator can be undertaken for that particular year.
In some Ministry Areas there is a tradition of holding the first MAC meeting immediately after the AVM. This can assist with collecting information about trustees and if the Ministry Area is a registered charity any new Trustees need to complete a Trustee Declaration form and their details need to be passed on to the nominated person who updates the details of the Ministry Area on the Charity Commission website. Submission of the Church in Wales Annual Return of the Ministry Area can also be undertaken usually by the Ministry Area Treasurer and the TAR can be uploaded to the Charity Commission website. The Church in Wales also requires all lay MAC members to sign a declaration that is contained in the Consitution in Chapter IV C, part III point 11.